KYC Toolbox
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      KYC Compliance Forms

      KYC Toolbox Anwendungshinweise für KYC Compliance Forms

      Wenn ein Onboarding Chatbot durchgeführt wurde, können Formulare für natürliche uns juristische Personen automatisch generiert werden.

      Momentan sind die VQF Formulare hinterlegt. Sollten Sie ihre eigenen Compliance Formulare digitalisiert haben wollen, melden Sie sich bei support@kyc.ch.

      Vorgehen bei Generate Forms für natürliche Personen

      • Damit die Formulare generiert werden können, müssen die folgenden Schritte beachtet und durchgeführt werden:
          1. Kunde registrieren (New Customer), entweder manuell oder automatisch via API
          2. Falls manuell erfasst, einen Check (Check Risk) durchführen (API macht Check automatisch)
          3. Werden Risiken gefunden, müssen diese verifiziert werden (siehe Verify Risks)
          4. Einladung zum Onboarding-Chatbot an den Kunden versenden (siehe auch Onboarding Chatbot)
          5. Der Kunde muss den Chat durchführen und abschliessen
          6. Über den Upload-Service kann dem Kunden die Anfrage zum Hochladen einer Ausweiskopie gesendet werden oder der Toolbox User kann via Self Uploaddie benötigten Dokumente selber hochladen. Eine der beiden Optionen muss durchgeführt werden. Achtung, wenn die natürliche Entität im Namen einer juristischen Entität handelt, muss das Vorgehen "Generate Forms für juristische Personen" beachtet werden. Der Konversationspartner ist immer die natürliche Person.
          7. Im Register «KYC Files» KYC File prüfen und die Vertragsbeziehung genehmigen oder ablehnen (KYC File beurteilen)
          8. Mit Klick auf «Formulare generieren» werden die Formulare erstellt und in der Toolbox abgelegt.
            Formulare generieren_Button

        Tipp:

        • Sofern das Onboarding in Bezug auf Geldtransaktionen durchgeführt wird und die entsprechende Frage mit einem Betrag über CHF 3'000 beantwortet wird, wird zur Erstellung der Formulare eine Video Identifikation notwendig. Sofern dies bei Ihnen nicht der Fall sein soll, bitten wir um Kontaktaufnahme via support@kyc.ch.
        • Sofern im Chatbot die Frage "Handeln Sie in Ihrem eigenen Namen oder im Namen einer anderen natürlichen oder juristischen Person" mit "Keine der oben genannten Optionen" beantwortet wird, können die Formulare nicht korrekt ausgefüllt werden, weshalb die Erstellung der Formulare nicht funktioniert.
        • Es kann vorkommen, dass derselbe Kunde einmal ein Onboarding für sich selber durchführen muss (handelnd für natürliche Person) und einmal für eine Gesellschaft (handelnd für juristische Person). Hierfür kann beim selben Kunden ein zweiter Chatbot initiiert werden.

        Vorgehen bei Generate Forms für juristische Personen

        • Damit die Formulare generiert werden können, müssen die folgenden Schritte beachtet werden und durchgeführt werden:
        1. Konversationspartner (natürliche, für die Gesellschaft handelnde Entität, Kontaktperson) als Kunde registrieren, entweder manuell oder via API
        2. Falls manuell erfasst, einen Check (Check Risk) durchführen (API macht Check automatisch)
        3. Werden Risiken gefunden, müssen diese verifiziert werden (siehe Verify Risks)
        4. Einladung zum Onboarding Chatbot an den Konversationspartner versenden (siehe auch Onboarding Chatbot)
        5. Der Kunde muss den Chat durchführen und abschliessen Es werden zwei KYC Files angelegt (Gesellschaft sowie natürliche Person/en). Im Register „KYC Files“ ist die Verknüpfung der KYC Files ersichtlich.
        6. KYC Check (Check Risk) für Firma und mögliche Kontrollinhaber durchführen
        7. Über den Upload-Service kann dem Konversationspartner (zwingend die natürliche Person, nicht die juristische Person) die Anfrage zum Hochladen einer Ausweiskopie des Konversationspartners sowie den Handelsregisterauszug (Incorporation Certificate) oder die Statuten der Gesellschaft hochzuladen oder der Toolbox User kann via Upload Kundenfiles  die benötigten Dokumente selber hochladen.
        8. Im Register «KYC Files» KYC File prüfen (User) und die Vertragsbeziehung genehmigen oder ablehnen (KYC Files beurteilen)
        9. Mit Klick auf «Formulare generieren» werden die Formulare erstellt und in der Toolbox abgelegt
          Formulare generieren_Button

        Tipp:


        • Sofern das Onboarding in Bezug auf Geldtransaktionen durchgeführt wird und die entsprechende Frage mit einem Betrag über CHF 3'000 beantwortet wird, wird zur Erstellung der Formulare eine Video Identifikation notwendig. Sofern dies bei Ihnen nicht der Fall sein soll, bitte um Kontaktaufnahme via support@kyc.ch.
        • Sofern im Chatbot die Frage "Handeln Sie in Ihrem eigenen Namen oder im Namen einer anderen natürlichen oder juristischen Person" mit "Keine der oben genannten Optionen" beantwortet wird, können die Formulare nicht korrekt ausgefüllt werden weshalb die Erstellung der Formulare nicht funktioniert.
        • Die Generierung der Formulare für Sitzgesellschaften ist momentan noch im Aufbau und wird noch nicht unterstützt. Bei Fragen steht das Support Team, support@kyc.ch, gerne zur Verfügung.

        Kosten Generate Forms

        Die Funktion Generate Forms für natürliche sowie juristische Personen kostet 8 Coins.